10 erreurs fréquentes à éviter sur vos factures
Introduction
La facture est un document clé pour toute activité professionnelle, que vous soyez freelance, indépendant ou chef d’entreprise. Pourtant, de nombreuses erreurs peuvent s’y glisser, risquant de ternir votre image professionnelle ou de vous exposer à des sanctions légales. Dans cet article, nous listons les 10 erreurs les plus fréquentes à éviter sur vos factures et vous donnons des conseils pratiques pour y remédier.
1. Oublier les mentions obligatoires
Une facture doit contenir des informations précises pour être conforme aux obligations légales. Parmi les mentions obligatoires, on trouve :
- L’identité du vendeur et de l’acheteur (nom, adresse, numéro SIRET, etc.).
- Le numéro de facture unique et chronologique.
- Les dates (date d’émission et date de la prestation/livraison).
- La description des produits ou services facturés.
- Le montant HT, la TVA, et le total TTC.
Comment éviter cette erreur : En utilisant Factulo, les mentions s'affichent automatiquement et s'adapte automatiquement selon votre besoin.
2. Utiliser un numéro de facture incorrect
Le numéro de facture doit suivre une chronologie stricte, sans trou dans la séquence. Un numéro manquant ou en double peut entraîner des problèmes en cas de contrôle fiscal.
Comment éviter cette erreur : Numérotez vos factures de manière automatique. Factulo incrémente automatiquement le numéro de vos factures lorsque vous indiquez le client à facturer.
3. Fournir une description vague des services ou produits
Indiquer simplement “Prestation de service” ou “Produit vendu” peut frustrer vos clients et rendre vos factures peu claires. Cela peut également poser problème en cas de litige.
Comment éviter cette erreur : Décrivez précisément chaque service ou produit (quantité, caractéristiques, prix unitaire, etc.).
4. Ne pas indiquer les conditions de paiement
L’absence de conditions de paiement peut entraîner des retards de règlement. Vos clients doivent savoir clairement quand et comment ils doivent payer.
Comment éviter cette erreur : Ajoutez une mention sur la date d’échéance et les modalités de paiement (virement, chèque, etc.), ainsi que les pénalités de retard applicables.
5. Oublier d’ajouter la TVA ou l’ajouter à tort
En fonction de votre statut, comme auto-entrepreneur, vous pourriez être exonéré de TVA, mais vous devez ajouter une mention spécifique : “TVA non applicable, article 293 B du CGI”. L’omission de la TVA ou une mauvaise application peut entraîner des sanctions.
Comment éviter cette erreur : Vérifiez votre régime fiscal et appliquez correctement la TVA selon la législation en vigueur. Factulo s'occupe d'afficher la bonne mention ! La facture passe à travers un algorithme qui trouve la bonne mention et l'ajoute à votre facture.
6. Envoyer une facture avec des erreurs de calcul
Les erreurs dans le total HT, la TVA ou le TTC peuvent donner une impression d’amateurisme et compliquer la gestion comptable de vos clients.
Comment éviter cette erreur : Utilisez un logiciel comme Factulo qui effectue automatiquement les calculs pour éviter les erreurs manuelles.
7. Ignorer les mentions légales pour des prestations spécifiques
Certaines prestations nécessitent des mentions supplémentaires, comme un numéro d’identification à l’international (numéro de TVA intracommunautaire) pour les ventes à l’étranger.
Comment éviter cette erreur : Renseignez-vous sur les mentions spécifiques à votre activité ou à vos clients et adaptez vos factures en conséquence. Par exemple, si vous facturez un étranger, Factulo le comprend et adapte les mentions !
8. Oublier d’envoyer une facture après une prestation
Dans l’urgence ou par oubli, il peut arriver qu’une facture ne soit pas envoyée à temps. Cela peut retarder vos paiements et poser problème en cas de contrôle.
Comment éviter cette erreur : Automatisez l’émission et l’envoi des factures grâce à un outil adapté.
9. Mal conserver vos factures
En France, les factures doivent être conservées pendant 10 ans, sous format papier ou numérique. Une mauvaise gestion peut compliquer vos déclarations ou vos audits fiscaux.
Comment éviter cette erreur : Stockez vos factures dans un espace sécurisé et facilement accessible, comme un logiciel de gestion avec sauvegarde automatique.
10. Ne pas vérifier les informations du client
Des erreurs dans les coordonnées du client (nom, adresse, numéro SIRET) peuvent entraîner des retours ou retards de paiement.
Comment éviter cette erreur : Confirmez toujours les informations de vos clients avant d’émettre une facture.
Conclusion
Éviter ces erreurs fréquentes sur vos factures est essentiel pour donner une image professionnelle, garantir une bonne relation avec vos clients, et respecter vos obligations légales. Grâce à des outils adaptés et une attention aux détails, vous pouvez simplifier votre gestion et vous concentrer sur votre activité principale.
Astuce : Testez notre logiciel pour automatiser la création et le suivi de vos factures en toute sérénité. Gagnez du temps et éliminez les erreurs dès aujourd’hui !